Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können, und ab 2027 auch selbst ausstellen. Die gute Nachricht: Sie müssen dafür keine eigene XML-Engine bauen. Mit der PDF Generator API erzeugen Sie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X automatisch aus den Rechnungsdaten, die Sie ohnehin schon haben. Dieser Leitfaden erklärt die Fristen, die Formate und den schnellsten Weg zur Konformität.
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Zeitplan
Die Pflicht geht auf das Wachstumschancengesetz von März 2024 zurück und wird in drei Stufen eingeführt. Sie gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen.
- 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten können.
- 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach Paragraf 33 UStDV sowie B2C-Umsätze bleiben vorerst außen vor. Wer heute schon ausstellen kann, ist auf jede Stufe vorbereitet.
Welche Formate sind konform?
Eine konforme E-Rechnung ist keine PDF-Datei zum Ausdrucken, sondern ein strukturierter Datensatz nach dem europäischen Standard EN 16931. In Deutschland sind vor allem diese Formate relevant:
| Format | Aufbau | Ideal für |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML nach EN 16931 | Öffentliche Auftraggeber (B2G) und reine Datenprozesse |
| ZUGFeRD 2.1+ | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML | B2B, wenn Menschen und Maschinen dieselbe Rechnung lesen sollen |
| Factur-X | Hybrid, technisch identisch zu ZUGFeRD | Grenzüberschreitende Rechnungen nach Deutschland und Frankreich |
| Peppol BIS 3.0 | UBL-XML über das Peppol-Netzwerk | Automatisierter Versand über Peppol |
Alle diese Formate setzen dasselbe Datenmodell (EN 16931) um. Das bedeutet: Wenn Ihre Rechnungsdaten einmal sauber strukturiert sind, können Sie daraus jedes Format erzeugen.
Was macht eine E-Rechnung wirklich konform?
Der Unterschied zur klassischen PDF-Rechnung liegt im eingebetteten XML. Bei ZUGFeRD und Factur-X sieht der Mensch weiterhin eine gewohnte PDF-Rechnung, während im Hintergrund eine maschinenlesbare XML-Datei nach EN 16931 mitreist. Genau diese XML-Datei macht das Dokument für die Buchhaltung des Empfängers gültig und automatisch verarbeitbar. Mehr Hintergrund dazu finden Sie in unserem Überblick E-Invoicing in Europa.
In drei Schritten konform werden
Der Weg zur E-Rechnung ist kürzer, als viele denken. Mit der PDF Generator API sind es im Kern drei Schritte:
- Felder einmal zuordnen. Sie mappen Ihre vorhandenen Rechnungsdaten (Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern) einmalig auf das EN-16931-Modell.
- Die API aufrufen. Ein einziger Endpunkt erzeugt das gewünschte Format, zum Beispiel Factur-X mit dem Profil EN 16931.
- Speichern oder senden. Sie erhalten die fertige Datei zurück und können sie per E-Mail versenden, im Kundensatz ablegen oder ins Archiv schieben.
E-Rechnungen mit der PDF Generator API erstellen
Die E-Invoice API wandelt einfache JSON-Daten in strukturierte, EN-16931-konforme Rechnungen um, in mehreren Formaten aus derselben Quelle:
- Ein Workflow, mehrere konforme Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, UBL und CII.
- Hybride Dokumente als PDF/A-3 mit eingebettetem, validem XML, lesbar für Mensch und Buchhaltungssystem.
- Kein eigener XML-Generator und kein individueller Code nötig.
- Der visuelle Vorlageneditor bleibt erhalten, sodass Ihre Rechnung weiterhin in Ihrem Layout erscheint.
Schnellstart mit n8n oder der REST API
Sie müssen nicht bei null anfangen. Über unsere n8n-Integration verbinden Sie Ihr ERP oder Abrechnungstool per Webhook und erzeugen die E-Rechnung ohne Code. Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Beitrag Konforme E-Rechnungen aus n8n erzeugen. Wer lieber direkt integriert, ruft den E-Invoice-Endpunkt der REST API auf; die technischen Details stehen in der Anleitung zu konformen E-Rechnungen und in unserer API-Dokumentation.
Sie entwickeln selbst eine Software oder ein ERP? Dann ist die E-Rechnung Teil Ihrer Infrastruktur. Wie Sie Ihr Produkt für Ihre Kunden konform machen, lesen Sie in Ist Ihre Software konform? E-Rechnung für ERPs.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle deutschen B2B-Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, vor allem für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. Beide erfüllen EN 16931.
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
Technisch sind sie kompatibel. Factur-X ist der deutsch-französische Standard für hybride Rechnungen und eignet sich besonders für Rechnungen zwischen beiden Ländern.
Brauche ich dafür eigene Entwicklung?
Nein. Mit der PDF Generator API mappen Sie Ihre Daten einmal und erzeugen anschließend jedes Format über einen einzigen API-Aufruf oder einen fertigen n8n-Workflow.
Jetzt vorbereiten
Die Fristen stehen fest, und wer früh umstellt, vermeidet Stress zum Stichtag. Testen Sie die E-Rechnung mit Ihren eigenen Daten und stellen Sie compliant aus, bevor es Pflicht wird. Starten Sie mit der E-Invoice API oder sprechen Sie mit unserem Team.
